ارائه دادن فقط به این معنی نیست که چند اسلاید آماده کنیم و مطالب را برای دیگران توضیح دهیم. در یک ارائه خوب، نحوه انتخاب مطالب، ترتیب آنها، شیوه صحبت کردن و حتی مدیریت زمان میتواند روی برداشت مخاطب تأثیر بگذارد. به همین دلیل، داشتن اطلاعات تخصصی بهتنهایی برای یک ارائه موفق کافی نیست و باید بتوانیم آن اطلاعات را به شکل روشن و قابل فهم منتقل کنیم.
چه برای ارائه یک پروژه دانشگاهی آماده شوید، چه بخواهید گزارشی را در محیط کار ارائه دهید، رعایت چند نکته ساده میتواند کیفیت ارائه شما را تا حد زیادی بهتر کند. در ادامه، ۱۰ نکته کاربردی برای داشتن یک ارائه حرفهای و تأثیرگذار را بررسی میکنیم.
فهرست عناوین
- ارائه حرفهای چیست و چه ویژگیهایی دارد؟
- ۱۰ نکته برای داشتن یک ارائه حرفهای و تأثیرگذار
- اگر فقط یک جمله فرصت داشتید، چه میگفتید؟
- مخاطب شما قرار است چه چیزی را از قبل بداند؟
- اگر مخاطب وسط ارائه حواسش پرت شود، از کجا دوباره وارد بحث میشود؟
- آیا اسلاید شما چیزی اضافه میکند یا فقط حرفهایتان را تکرار میکند؟
- ۳۰ ثانیه اول ارائه شما چه چیزی به مخاطب میدهد؟
- اگر اسلایدها را از جلویتان بردارند، هنوز میتوانید موضوع را توضیح دهید؟
- مخاطب هنگام صحبت شما به کجا نگاه میکند؟
- اگر فقط پنج دقیقه یا کمتر وقت داشته باشید، چه چیزی را حذف میکنید؟
- سختترین سؤالی که ممکن است از شما پرسیده شود چیست؟
- کدام بخش ارائهتان را هنوز فقط در ذهن خودتان اجرا کردهاید؟
- برای یک ارائه موفق، فراتر از اسلایدها فکر کنید
- جمعبندی
ارائه حرفهای چیست و چه ویژگیهایی دارد؟
یک ارائه حرفهای باید هدف مشخصی داشته باشد و مخاطب را در میان انبوهی از اطلاعات سردرگم نکند. ارائهدهنده باید بداند قرار است مخاطب در پایان چه چیزی را بداند، چه تصمیمی بگیرد یا چه نتیجهای از صحبتهای او دریافت کند.
سادگی، نظم، تسلط بر موضوع، ارتباط مناسب با مخاطب و مدیریت زمان از مهمترین ویژگیهای یک ارائه خوب هستند. در واقع، ارائه حرفهای بیشتر از آنکه به تعداد اسلایدها وابسته باشد، به نحوه انتقال پیام بستگی دارد.
۱۰ نکته برای داشتن یک ارائه حرفهای و تأثیرگذار
قبل از اینکه فایل پاورپوینت را باز کنید، به این ۱۰ سؤال جواب بدهید. اگر برای بعضی از آنها پاسخ روشنی ندارید، احتمالاً هنوز برای یک ارائه حرفهای آماده نیستید.
اگر فقط یک جمله فرصت داشتید، چه میگفتید؟
قبل از آماده کردن اسلایدها، مشخص کنید که دقیقاً میخواهید چه چیزی را به مخاطب منتقل کنید. آیا هدف شما آموزش یک موضوع است؟ ارائه نتایج یک پژوهش؟ معرفی یک پیشنهاد یا گزارش عملکرد؟
وقتی هدف روشن باشد، انتخاب مطالب و حذف اطلاعات غیرضروری نیز آسانتر میشود.
مخاطب شما قرار است چه چیزی را از قبل بداند؟
یک ارائه برای استاد دانشگاه با ارائه برای مدیر یک سازمان یا گروهی از همکاران یکسان نیست. سطح دانش، نیاز و انتظارات مخاطبان را در نظر بگیرید و مطالب را متناسب با آنها تنظیم کنید.
اگر مخاطب با موضوع آشنایی زیادی ندارد، بهتر است ابتدا مفاهیم اصلی را توضیح دهید. در مقابل، برای یک مخاطب متخصص میتوانید زمان بیشتری را به تحلیل، شواهد و نتایج اختصاص دهید.
اگر مخاطب وسط ارائه حواسش پرت شود، از کجا دوباره وارد بحث میشود؟
ارائهای که شروع، بدنه و پایان مشخصی ندارد، حتی اگر محتوای ارزشمندی داشته باشد، برای مخاطب خستهکننده و دشوار میشود.
بهتر است ارائه را با یک مقدمه کوتاه شروع کنید، سپس مهمترین مطالب را به ترتیب منطقی توضیح دهید و در پایان، نکات اصلی را جمعبندی کنید. این ساختار ساده باعث میشود مخاطب راحتتر مسیر بحث را دنبال کند.
آیا اسلاید شما چیزی اضافه میکند یا فقط حرفهایتان را تکرار میکند؟
یکی از اشتباهات رایج در ارائه این است که تمام مطالب روی اسلاید نوشته میشوند. اسلاید قرار نیست جای صحبت کردن ارائهدهنده را بگیرد.
از تیترهای کوتاه، نکات اصلی، نمودار، تصویر یا جدول در جای مناسب استفاده کنید و جزئیات را هنگام صحبت توضیح دهید. هرچه اسلاید خلوتتر و هدفمندتر باشد، توجه مخاطب بیشتر روی صحبتهای شما باقی میماند.
۳۰ ثانیه اول ارائه شما چه چیزی به مخاطب میدهد؟
چند دقیقه اول ارائه اهمیت زیادی دارد. اگر صحبت را با یک جمله کلیشهای و طولانی شروع کنید، ممکن است توجه مخاطب از همان ابتدا کاهش پیدا کند.
میتوانید ارائه را با یک سؤال، یک مسئله واقعی، یک آمار مرتبط یا یک مثال کوتاه شروع کنید. این کار کمک میکند مخاطب از همان ابتدا بداند چرا موضوع ارائه اهمیت دارد.
اگر اسلایدها را از جلویتان بردارند، هنوز میتوانید موضوع را توضیح دهید؟
خواندن مستقیم متن اسلایدها یکی از رایجترین عواملی است که باعث میشود یک ارائه یکنواخت به نظر برسد. بهتر است اسلاید فقط نکات اصلی را نشان دهد و شما توضیح کاملتر را با زبان خودتان ارائه کنید.
برای این کار باید پیش از ارائه چند بار تمرین کنید تا به جای حفظ کردن جملهها، به موضوع مسلط شوید و بتوانید آن را طبیعی توضیح دهید.
مخاطب هنگام صحبت شما به کجا نگاه میکند؟
نحوه ایستادن، حرکات دست، حالت چهره و تماس چشمی بخشی از پیام شما را منتقل میکنند. لازم نیست حرکات نمایشی داشته باشید؛ کافی است حالت بدن طبیعی باشد و هنگام صحبت فقط به صفحه یا لپتاپ نگاه نکنید.
نگاه کردن به بخشهای مختلف مخاطبان باعث میشود ارتباط مستقیمتری شکل بگیرد و ارائه زندهتر به نظر برسد.
اگر فقط پنج دقیقه یا کمتر وقت داشته باشید، چه چیزی را حذف میکنید؟
یکی از نشانههای یک ارائه حرفهای، تمام کردن مطالب در زمان تعیینشده است. اگر بخش زیادی از زمان را صرف مقدمه کنید، احتمالاً در پایان مجبور میشوید مطالب مهم را با عجله بیان کنید.
قبل از ارائه، زمان هر بخش را مشخص کنید و حداقل یک بار کل ارائه را با زمانسنج تمرین کنید. بهتر است چند دقیقه نیز برای سؤال و پاسخ یا اتفاقهای پیشبینینشده در نظر بگیرید.
سختترین سؤالی که ممکن است از شما پرسیده شود چیست؟
ممکن است بعد از ارائه با سؤالهایی روبهرو شوید که انتظارشان را نداشتهاید. لازم نیست پاسخ همه سؤالها را از قبل حفظ کنید؛ مهم این است که موضوع را به اندازه کافی بشناسید و بتوانید منطقی پاسخ دهید.
اگر پاسخ سؤالی را نمیدانید، بهتر است صادقانه بگویید که درباره آن اطلاعات کافی ندارید و در صورت امکان، پاسخ را بعداً بررسی کنید. حدس زدن یک پاسخ نادرست معمولاً بیشتر از ندانستن یک موضوع به اعتبار ارائه آسیب میزند.
کدام بخش ارائهتان را هنوز فقط در ذهن خودتان اجرا کردهاید؟
حتی یک ارائه ساده نیز بدون تمرین ممکن است با مکثهای طولانی، فراموش کردن مطالب یا مشکل در مدیریت زمان همراه شود.
تمرین به شما کمک میکند نقاط ضعف ارائه را زودتر پیدا کنید. میتوانید یک بار جلوی آینه، دوربین یا حتی یکی از دوستانتان ارائه را اجرا کنید و بعد نحوه صحبت کردن، زمانبندی و ترتیب مطالب را بررسی کنید.
برای یک ارائه موفق، فراتر از اسلایدها فکر کنید
یک ارائه موفق حاصل ترکیب چند عامل است: محتوای مناسب، ساختار منطقی، اسلایدهای خوانا، بیان روشن و ارتباط درست با مخاطب. بنابراین اگر احساس میکنید ارائههایتان آنطور که انتظار دارید اثرگذار نیستند، لازم نیست فقط طراحی پاورپوینت را تغییر دهید؛ گاهی مشکل از ساختار محتوا، شیوه بیان یا نداشتن تمرین کافی است.
جمعبندی
برای داشتن یک ارائه حرفهای و تأثیرگذار، لازم نیست از تکنیکهای پیچیده استفاده کنید. مشخص کردن هدف، شناخت مخاطب، ساختاربندی مطالب، طراحی ساده اسلایدها، شروع مناسب، تمرین، مدیریت زمان و توجه به زبان بدن میتوانند تفاوت زیادی در کیفیت ارائه ایجاد کنند.
مهمتر از همه اینکه مهارت ارائه با یک بار مطالعه یا دیدن چند نمونه به دست نمیآید. هر بار ارائه کردن فرصتی است تا نقاط ضعف خود را بشناسید، بازخورد بگیرید و اجرای بعدی را بهتر کنید.
اگر میخواهید مهارتهای حرفهای خود را هدفمندتر تقویت کنید، میتوانید دورههای گروه آموزشی پارس پژوهان را نیز بررسی کنید و متناسب با نیاز تحصیلی یا شغلی خود، آموزش مناسبتان را انتخاب کنید.
نویسنده: فاطمه بلانیان، دکترای مدیریت ورزشی